Guide pour une meilleure planification d’un voyage d’affaires

Malgré un nombre croissant de canaux de communication disponibles, l’importance des voyages d’affaires n’a pas diminué. Au contraire, surtout lorsqu’il s’agit d’établir et d’entretenir des contacts professionnels, se connaître personnellement est tout aussi irremplaçable que des échanges réguliers avec des partenaires commerciaux importants.

Cette importance du contact personnel en particulier conduit à des attentes élevées, ce qui peut augmenter le niveau de stress avant et pendant un tel voyage. Afin d’être le mieux préparé possible dans de telles situations, l’aperçu suivant vous propose quelques conseils pour préparer un voyage d’affaires. Cela devrait rendre le temps exigeant entre le départ et le retour, espérons-le, plus détendu afin d’attirer l’attention sur le contenu du voyage plutôt que sur les questions d’organisation.

Préparation du contenu d’un voyage professionnel

Cela se traduit par la première tâche de préparation d’un voyage d’affaires : quel est l’objectif du voyage, quels résultats doivent être présentés au retour ? En règle générale, ce sont les supérieurs de votre propre entreprise qui commandent un voyage d’affaires. Une conversation doit avoir lieu au préalable avec ces personnes, qui abordent les questions suivantes :

• Destination et période du voyage prévu ?
• Qui sont les participants au voyage, à la fois de votre propre entreprise et des partenaires commerciaux locaux ?
• Quelle est la situation initiale avant de commencer le voyage ?
• Quelle est l’attente du résultat du voyage?
• En tant que voyageur d’affaires, de quels arguments ou outils disposez-vous pour atteindre votre objectif ?
• Quelles sont les options pour convaincre les partenaires commerciaux ? A quel moment peut-on faire des compromis ?

Vient ensuite l’organisation du voyage d’affaires en questions. Certaines entreprises font appel à une agence experte en gestion des voyages professionnels comme supertripper.com pour une efficacité assurée.

Organisation du voyage d’affaires

Pour de nombreux voyages d’affaires, un hébergement est nécessaire en raison de la distance ou de la durée de l’activité, généralement un hôtel idéalement situé par rapport à la destination. Afin d’éviter les mauvaises surprises lors de l’enregistrement, celui-ci doit être réservé avant le début du voyage.

Si vous avez des questions à la réception, nous vous recommandons de vous munir d’une confirmation de réservation. Veuillez noter les heures d’enregistrement et les délais applicables jusqu’au moment où votre chambre vous sera réservée. Si nécessaire, vous devez informer l’hôtel d’une arrivée tardive afin de ne pas laisser expirer la réservation.

L’itinéraire et le parcours du voyage sont un facteur de stress potentiel majeur lors des voyages d’affaires. Il doit être précisé en temps utile avant le départ quel moyen de transport sera utilisé. Selon la distance et le budget, les options suivantes sont disponibles :

• voyage en avion
• Bus et train
• Taxi
• voiture

Il est assez courant de combiner plusieurs modes de transport pour couvrir l’intégralité du trajet porte-à-porte. Afin de préparer le voyage, vous devez absolument placer tous les billets émis dans une partie rapidement accessible de vos bagages.

Bagages : les affaires importantes à ne surtout pas oublier

Tous les documents nécessaires doivent être réunis juste avant le voyage afin qu’ils soient accessibles dès le départ. Les documents pouvant être préparés comprennent notamment :

• Documents de voyage et informations
• Aperçu de tous les contacts potentiels et de leurs coordonnées
• Documentation nécessaire pour remplir le mandat commercial
• cartes de visite

Les documents qui doivent être élaborés pendant le voyage sont idéalement déjà disponibles sous forme de brouillons sur un cahier ou une tablette afin que le temps de travail pendant le voyage ne soit pas consacré aux activités préparatoires.

Lors de la constitution de vos bagages, vous devez avant tout vous assurer d’être en mesure de vous présenter convenablement pour l’occasion pendant le voyage. Les vêtements de travail et les produits d’hygiène personnelle sont obligatoires, mais il existe également des accessoires adaptés et, si nécessaire, des vêtements de sécurité.

Sans oublier l’équipement technique, qui va des ordinateurs portables pour travailler en voyage aux smartphones comme support de communication. Pour tous ces appareils, il est indispensable d’emporter avec vous les blocs d’alimentation associés ou des batteries de rechange. Selon le pays de destination, un adaptateur de prise peut également être nécessaire. Il est extrêmement inconfortable et fastidieux d’avoir à aboutir à une réunion d’affaires sans équipement de travail fonctionnel.